PROSES PUBLIC RELATIONS Part II

Perencanaan Program PR berdasarkan kepada Analisis Lingkungan Situasi dan Kondisi sebagai berikut:

(Cutlip, Center & Broom)

1. A searching look backward. Penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.
2. A deep look inside. Penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipertimbangkan dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.
3. A wide look around. Melihat kecenderungan-kecenderungan yang ada pada berbagai aspek (politik, sosial dan ekonomi) di sekeliling kita serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang.
4. A long, long looks ahead. Jauh memandang ke depan. Tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistik dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

Pokok-Pokok Perencanaan PR

Ø  Rencana Strategis. Rencana jangka panjang. Dibuat oleh manajemen level atas. Memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimplementasikannya. Memprediksi masa depan.

Ø  Rencana Taktis. Mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada stiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejadian pada operasi harian suatu organisasi.

Tiga dasar hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil dengan baik:

§  Rencana Program harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.

§  Rencana Program tersebut harus mempunyai tujuan.

§  Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut.

Faktor Utama Rencana Program

ü  Kegiatan yang akan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR.

ü  Perencanaan anggaran.

ü  Perizinan dari pihak berwenang.

ü  Strategi pelaksanaan suatu kegiatan.

ü  Rapat/pertemuan periodik.

ü  Perekrutan karyawan beserta job-description-nya.

ü  Penyediaan sarana untuk hal-hal yang tak terduga.

Sumber : https://drive.google.com/open?id=0B_EUX2Mngrk5OFBSdGlCT3VKVjQ

PROSES PUBLIC RELATIONS Part I

4 LANGKAH PROSES PR

1.       Definisi Permasalahan; apa yang terjadi sekarang? (Analisis Situasi)

·         Praktisi PR harus dapat mengenal simtom dan penyebab.

·         Praktisi PR perlu melibatkan diri dalam penelitian dan pengumpulan fakta.

·         Praktisi PR perlu memantau dan membaca terus pengertian, opini, sikap, dan perilaku mereka yang berkepentingan dan terpengaruh oleh sikap dan tindakan suatu lembaga.

2.       Perencanaan dan Program; apa yang harus kita lakukan, katakan dan mengapa alasannya? (Strategi)

·         Praktisi PR sudah menemukan penyebab dan sudah siap dengan langkah-langkah pemecahan dan pencegahan.

·         Dirumuskan dalam bentuk rencana dan program termasuk anggaran.

·         Kesepakatan bersama dan mendapat dukungan penuh.

3.       Aksi dan Komunikasi; bagaimana dan kapan kita bertindak dan mengatakan hal tersebut (Implementasi)

·         Harus dikaitkan dengan objective/goal yang spesifik.

4.       Evaluasi Program; bagaimana kita telah melakukannya (Evaluasi)

·         Pengukuran atas hasil tindakan di masa lalu.

Mendefinisikan Masalah: Riset

Ø  Pengumpulan Fakta

ü  Riset (desain; pengumpulan data primer, pengolahan data dan perumusan data): sampel yang diambil; jenis penelitian; lokasi responden; lamanya penelitian

ü  Data-data sekunder

ü  Content analysis. Analisis berita dari media-media utama.

ü  Clipping service. Berita yang dianalisis disebar kepada eksekutifyang berkepentingan dan dimintai komentar. Berita-berita tertentu perlu diumumkan kepada karyawan.

ü  Survei. Praktisi PR melakukan kunjungan.

ü  Konsultasi. Jasa konsultan. Second opinion. Obyektif.

ü  Pengumpulan fakta dari para pemimpin opini.

ü  Buka telinga. Membentuk acara-acara khusus yang memberi kesempatan kepada pihak tertentu untuk memberi masukan.

Ø  Penelitian

ü  Dibutuhkan untuk mendapatkan fakta atas simtom masalah dan untuk melakukan evaluasi.

ü  Prelimenary survey: fakta yang masih harus diuji kebenarannya.

1.       Penelitian Informal

§  Praktisi PR harus mengumpulkan fakta sebanyak-banyaknya terutama yang menyangkut opini dan sikap karyawan terhadap pekerjaan.

§  Digunakan untuk mengetahui masalah-masalah dalam perusahaan dan hubungan unsur-unsur lain di luar perusahaan.

§  Data lapangan. Data primer.

§  Penelitian ini dilakukan atas pertimbangan:

a.       Anggaran PR yang belum memadai.

b.      Mencegah timbulnya keresahan bila perusahaan melakukan pemeriksaan secara formal.

o   Teknik Riset Informal

v  Menyimpan dokumen/database.

v  Kontak utama. Opinion leaders dalam komunitas, industri atau organisasi.

v  Komite khusus. Kelompok penasihat.

v  Kelompok fokus. Sejumlah kecil orang yang memiliki karakteristik demografis yang berdekatan.

v  Pemantauan informal. Memonitor laporan berita, baik cetak, elektronik maupun internet. Pengecekan surat masuk, telepon dan laporan penjualan.

v  Internet, Perpustakaan, dan Sumber Database.

2.       Penelitian Sekunder

§  Data yang telah dikumpulkan dan diolah oleh pihak ketiga.

§  Data-data yang dipublikasikan dan perpustakaan.

§  Praktisi PR harus membiasakan diri melakukan skimming atas berita-berita pokok dan membaca secara intensif artikel yang ada kaitannya dengan suatu lembaga.

3.       Penelitian Formal

§  Biasanya menggunakan jasa riset dan perusahaan konsultan lain.

§  Wawancara mendalam; FGD atau penelitian statistik.

§  Alasannya:

A.      Memerlukan keahlian profesional yang membutuhkan ketekunan dan pengalaman.

B.      Memerlukan obyektifitas.

C.      Menyita bayak waktu.

o   Teknik Riset Ilmiah/Formal

v  Analisis Isi. Menghitung verbal content dari pesan tertulis/lisan yang sudah ditranskripsikan. Kiping berita; chatroom; laporan tahunan dan publikasi lain dari pesaing.

v  Riset survei. Pengujian secara hati-hati dan terperinci terhadap pengetahuan, persepsi, sikap dan opini dari anggota masyarakat yang beragam. Data demografis dan data opini.

v  Riset Eksperimental.

A.      Eksperimental laboratorium

B.      Eksperimental lapangan

MANAGEMENT PUBLIC RELATIONS

Public Relations sebagai Alat Manajemen

•      Secara struktual humas merupakan bagian dari organisasi ini berarti  fungsi yang melekat pada manajemen perusahaaan

•      Melakukan fungsi 2 arah antara lembaga dan publiknya peranannya turut menentukan sukses tidaknya Visi, Misi dan tujuan organisasi atau perusahaan

Peran strategis PR dalam Manajemen Organisasi

•      Mengevaluasi opini Publik

•      Mengindentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi untuk kepentingan publik

•      Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan .

•      Menciptakan dan mengembangkan persepsi baik bagi , organisasi , perusahaan, lembaga atau produknya  terhadap masyarakatyang mempunyai dampak positif  bagi masa depan perusahaan, lembaga, perusahaan dan produknya.

Manajemen Humas secara operasional

PR berfungsi melaksanakan :

A.    Penelitian untuk memperoleh data primer maupun sekunder. Penelitian bersifat opinion maupun riset motivasi yang tertuju pada jiwa manusia berkaitan dengan kebutuhan dan keinginanan .

B.     Perncanaan  penyusunan suatau program acara , Agenda Setting program kerja humasberdasarkan fakta di lapangan 

C.   Pengkoordinasian Mengkoordinasi : suatu Tim kerja dengan menentukan kerjasama dan keterlibatan bagian/devis lainnya dalam satu koordinasi tim yang solid sebagai upaya pencapaian tujuan perusahaan

D.  Produksi bentuk produksi yang dihasilkan oleh humas berupa produk publikasidan promosi upaya mendukung perluasan pemasaran produk yang berpengaruh pada operusahaan

E.   Partisipasi  Khalayak /komunitas Maksudnya partisipasi humas dalam melakukan suatu komunikasi timbal balik bagi kepentingan morganisasi juga publiknya misalnya dalam kegiata CSR.

F.    Nasehat (Advisory) : Diharapkan humas bisa memberikan sumbang saran kepada pimpinan berkenaan dengan penyesuaian kebijakan yang demi untuk kepentingan publik. 

G.  Aktivitas/proses  Humas

a)      Pencarian Fakta

b)      Perncanaan

c)      Komunikasi

d)     Evaluasi untuk mengukur efektvitas program

Definisi Management Public Relations

Manajemen humas adalah proses penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh  oleh organisasi.^] Proses manajemen humas biasa dilakukan oleh seorang praktisi dalam kegiatan humas.Menurut Frank Jeffkins, humas merupakan segala sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana, baik ke dalam maupun ke luar, untuk mencapai tujuan khusus, yaitu pengertian bersama.

Manajemen Strategis dalam Humas

Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan dengan pelaksanaan gagasan , perencanaan dan eksekusi sebuah aktivitasdalam kurun waktu tertentu.

Taktik adalah cara mencapai tujuan ditingkat operasinal pelaksanaan yang mempunyai rentang tertentu.

Tahapan dalam Proses PR

1.      Menetukan Masalah

            Tahapan ini disebut juga disebut tahapan penelitian.yaitu mencari informasi , data yang menjadi pijakan dalam mengambil langkah selanjutnya .tahapan ini menjawab peratnyaan apa yang sedang terjadi

2.    Perencanaan (Planning)

Perencanaan dapat diartikan sebagi hal, cara atau hasil kerja merencanakan(berniat untuk melakukan sesuatu). Fungsi perencanaan meliputi kegiatan apa yang ingin dicapai, bagaimana mencapai, berapa lama, berapa orang yang diperlukan dan berapa jumlah biaya yang dibutuhkan. Dalam jangkauan waktunya perencanan dibagi menjadi tiga (3) tahapan yakni:

1)      Perencanaan jangka pendek,

2)      Perencanaan jangka menengah dan

3)      Perencanaan jangka waktu panjang.

Perencanaan merupakan syarat mutlak bagi setiap kegiatan manajemen atau administrasi, tanpa perencanaan maka kegiatan atau pelaksanaan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan. Jadi perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk melaksanakan dalam rangka mencapai tujuan. .

Tahap Perencanaan dan penyusunan Program

•           Penyusunan program

•           Merumuskan tujuan  Program

•           Strategi Komunikasi pada tahapan ini menjawab pertanyaan” apa yang harus dilakukan “

3.     Aksi dan Komunikasi

Tahapan ini melaksanakan apa yang sudah pada langkah pertama untuk mencapai apa yang sudah dilaksakan.

•      Terkait dengan apa yang dilaksanakan ,

•      Kapan dilaksanakan

•      Dimana dan melibatkan siapa saja

•      Media apa yang digunakan 

•      Pada tahapan ini akan menjawab pertanyaan “bagaimana melaksanakannya ?

4.     Evaluasi

Tahap ini merupakan langkah terakhir untuk mengetahuidan menilai apa yang sudah dilakuakan pakah sesuai dengan yang direncanakan?

Kalau belum bisa diadakan penyesuaian. Tahapan ini akan menjawab pertanyaan  “Apa yang sudah dilkukan?”

sumber :

 https://drive.google.com/open?id=0B_EUX2Mngrk5eVZYSkZTRXNWSXM